Organización de eventos: en clave de agencia

La organización de eventos es uno de los retos más complicados a los que se enfrentan empresas y entidades de todo tipo. Representa un momento de máxima exposición y visibilidad. Es, por tanto, una oportunidad magnífica para que una organización muestre su mejor cara, la imagen por la que quiere ser reconocida.

 

Programas de incentivos, inauguraciones, ferias, presentaciones de producto, eventos de formación de empleados, entrega de premios, viajes de prensa, etc. Existen multitud de posibles eventos y cada uno de ellos requiere acciones diferentes.

 

Un evento implica una gran variedad de tareas y un trabajo a menudo de varias semanas o incluso meses. Por eso, lo habitual es recurrir a agencias especializadas, capaces de centralizar el trabajo y de coordinar a una gran variedad de profesionales y servicios.

 

Tras varios años dedicándonos a la organización de eventos, en BACAAM nos hemos dado cuenta de hay margen de mejora. Clientes y agencias podemos lograr una mejor coordinación. Por eso, queremos compartir algunas de las cosas que hemos aprendido. Creemos que será útil para las empresas que estén buscando una agencia que se ocupe de su próximo evento.

Organización de Eventos: del briefing al proyecto final. Un trabajo compartido

 

organización de eventos

 

Un buen briefing es esencial para organizar cualquier evento. La entidad organizadora debe indicar claramente los objetivos, el público objetivo y el presupuesto con el que cuenta. A partir de aquí, lo más recomendable es que la agencia escuche las necesidades del cliente para proponerle alternativas y diseñar el evento hasta el más mínimo detalle. No hay que olvidar que la creatividad y la imaginación son, quizás, los activos más valiosos de cualquier agencia.

 

Contar con el asesoramiento de los expertos de una agencia proporciona ideas novedosas y rompedoras. Espacios y puesta en escena diferentes, nuevos elementos de diseño, recursos audiovisuales, presencia de conferenciantes inspiradores, celebrities o influencers, catering especial… Hay un sinfín de posibilidades ajustadas a cada necesidad y presupuesto.

 

Fruto de este trabajo en común, la agencia estará en condiciones de proponer un proyecto bien definido. Este proyecto incluye el programa completo del evento con varias alternativas, las posibles localizaciones y los recursos necesarios (tanto humanos como técnicos), las acciones de marketing y comunicación asociadas, etc.

Cada evento es único

 

Asistentes a un evento

 

Una agencia de organización de eventos atenta a las necesidades del cliente y que sepa captar sus valores podrá ofrecer soluciones a la medida. No existe el “evento estándar”. Lo que funciona para una empresa no tiene por qué ser lo mejor para otra. Si los productos, el personal o la imagen corporativa son exclusivas de una organización, ¿no deberían serlo también sus eventos?

 

Este es un matiz importante, ya que en el mundo de la organización de eventos también existen las modas. El problema es que, al igual que ocurre con la ropa, no todas sientan bien a todo el mundo. Un ejemplo: en un evento de team building, conocer el clima laboral y las necesidades del personal es básico para diseñar las actividades y lograr el objetivo de mejorar el trabajo en equipo.

 

Comunicación y publicidad

 

Comunicación y medios

 

Uno de los activos más valiosos de las agencias de organización de eventos es su capacidad de ofrecer servicios añadidos. Entre los más demandados se encuentran los servicios de comunicación offline y online y de publicidad.

Las agencias especializadas disponen de un equipo de profesionales y colaboradores capaces de ocuparse de la difusión de información en distintos formatos, la convocatoria y relación con medios, la gestión de la información en las redes sociales o el diseño y contratación de publicidad.

Contar con este catálogo de servicios integrado garantiza que todas las acciones en torno al evento están bien coordinadas y facilita el trabajo de todo el equipo implicado.

 

Soluciones rápidas y eficaces

 

Planificación de eventos

 

El mundo de los eventos corporativos se caracteriza por un alto nivel de estrés. Como decíamos al comienzo, son momentos de máxima exposición. Por ello, las personas directamente implicadas ponen lo mejor de sí para que todo se desarrolle según lo previsto.

 

Las agencias especializadas se encargan de coordinar cada paso del evento y, al mismo tiempo, son flexibles y pueden adaptarse a cualquier imprevisto. Su agenda de profesionales y contactos es una garantía de que cada situación que se presente tendrá una solución rápida y eficaz. Son, por tanto, una fuente de tranquilidad para quienes contratan sus servicios.

 

Tras años de experiencia en la organización de eventos, en BACAAM contamos con una cartera de proveedores y servicios integrada que nos permite cubrir todas las necesidades. Ofrecemos soluciones personalizadas y a la medida de todos los presupuestos, imaginativas y diferentes. Si tienes por delante un evento corporativo, no dudes en contactar con nosotros.

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