Organizar eventos es en ocasiones tan tedioso que conviene tener en la cabeza una lista de parámetros para que nada se nos pase por alto. Los imprevistos pueden pasarnos una mala jugada y una poca previsión pueden llegar al tirar al traste el evento de nuestra empresa, llevándonos a gastos extra que no eran los originalmente contemplados, o consiguiendo efectos no deseados.
Es fundamental que toda persona que esté metida en el ajo de la organización del evento no pierda de vista una serie de parámetros que, si se controlan, harán que la organización del evento de nuestra empresa sea todo un éxito:
1. Delimita bien tu presupuesto de tu evento
Cualquier evento de negocios ha de estar presupuestado al detalle. Es la única manera de saber cuánto puedes permitirte gastar en cada una de las ideas que quieres llevar a cabo. Si se deja al menos un 10% o 20% del presupuesto general, evitarás reducir gastos excesivos de última hora y podrás ocuparse de los problemas y cambios que se presenten durante el camino.
2. Establece tus objetivos
¿Qué quieres conseguir? La respuesta a esta pregunta es la línea principal con la que tendrás que desarrollar todo el proceso del evento. Desarróllala, desgránala, establécela bien primero y conseguirás que los demás pasos para crear tu evento sean más fáciles.
3. El enfoque
Una vez establecido el objetivo a conseguir hay que concretar cuál es el enfoque más idóneo. El 50% del éxito de la estrategia de un evento radica en enfocar bien el tema a presentar. Presta mucha atención a averiguar los intereses de los clientes potenciales que quieres que asistan y sé creativo, impactante en tu presentación, tanto con imágenes como con la oratoria. Además, te ayudará a determinar qué tipo de publicidad se ha de crear y difundir. En definitiva, diseña un enfoque con una temática inusual. No querrás pasar sin dejar huella, ¿no?.
4. Prepara y desarrolla el evento
Planifica con tiempo todo para ese día: establece bien el lugar y la hora, utiliza una buena base de datos de clientes y segméntala según quiénes quieres que asistan, difunde la convocatoria a través de mailing y redes sociales, no olvides convocar a los medios de comunicación, contratar los servicios de catering o realizar un cronograma o ‘timetable’ con todas las actividades previstas para el evento, las personas que se encargarán de ellas, etc.
5. Escoge bien a los oradores
Son quienes llevarán el timón durante el evento y una mala elección puede provocarte grandes críticas. Tan importante es escoger bien la figura del ponente como del soporte que necesite para su ponencia. Busca a un buen comunicador, que sea experto en el tema a tratar, y que irradie credibilidad, seriedad y respeto.
6. Evalúa el evento
Es hora de saber si tus objetivos se han cumplido o no. Realiza un informe que contemple acciones tales como los momentos más importantes del evento, si las actividades organizadas de desarrollaron tal y como estaba previsto, si la atención de los asistentes se fue la esperada, etc.
7. No pierdas el contacto con tu público
Hay varias maneras de retroalimentar a los asistentes para que sigan en contacto contigo. Algunas de ellas son colgar en tu sitio web un vídeo del evento y enviar el enlace a sus correos electrónicos para que puedan escucharlo de nuevo si les interesa. También puedes enviarles las ponencias, contactar con ellos a través de las redes sociales o invitarles a suscribirse a los newsletters de tu empresa para que estén informados en todo momento de cada actividad que vayas a desarrollar en adelante.
En Bacaam Comunicación te ayudamos a seguir todos estos pasos para que tu evento sea una éxito. ¿Y tú? ¿Qué consideras crucial a la hora de organizar un evento?
