Uno de los mayores miedos de los que se dedican a la comunicación corporativa es hacer una convocatoria de una rueda de prensa y que apenas asistan los medios invitados. Quizás parezca una idea algo extremista, pero puede resultar muy real. La cantidad de invitaciones a ruedas de prensa que reciben los periodistas hacen que sus agendas (con el añadido de tener que completar sus labores diarias) se completen incluso antes de que comience un nuevo día. Y por eso, se ven obligados a priorizar y a escoger dónde ir y dónde no.
De igual modo, la puesta en escena es otro de los retos más importantes que a veces trae consigo un verdadero quebradero de cabeza. Por otro lado, acertar con la redacción de las notas de prensa enviadas, preparar los dossiers de prensa y adecuar la sala para recibir a los asistentes son las principales tareas a desarrollar con ahínco para que el evento resulte todo un éxito.
Si trabajas en este tipo de departamentos dentro de la empresa y necesitas que la convocatoria de una rueda de prensa que estás preparando sea satisfactoria, ten muy en cuenta los puntos clave que exponemos a continuación:
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Convocatoria de la rueda de prensa
Antes de realizarla, hemos de valorar si en realidad el contenido es o no una noticia lo suficientemente relevante. Como hemos anotado en líneas anteriores, los periodistas están expuestos a decenas de informaciones diarias y descartarán enseguida nuestra nota de prensa si no la consideran noticia.
En el caso de que estimes que tu información es de gran interés para los medios, has de ser precavido y preparar la convocatoria con bastante antelación. Una o dos semanas antes es tiempo suficiente para ponerse en marcha con ella (a no ser, claro, que el asunto en cuestión sea urgente y requiera de una explicación en el mismo día en que el hecho ha sido acontecido).
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La nota de prensa
Redacta una nota de prensa llamativa, con frases directas que expresen de forma clara el objeto por el que la envías. Y no te excedas en explicaciones; si envías un dossier informativo con el contenido explícito de la rueda de prensa muchos de los destinatarios considerarán tener suficiente material como para no tener la necesidad de asistir al evento. Ni que decir tiene que nunca has de olvidarte de quién la envía y de cuándo y dónde se realizará.
Hazla llegar a los jefes de sección de los medios y agencias de comunicación que sean de tu interés e intenta enviarla en el mayor número de formatos posibles en varias ocasiones. Procura que ésta sea lanzada a primera hora de la mañana y asegúrate de que la han recibido llamando por teléfono a los interesados.
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La puesta en escena
El escenario a escoger para realizar una rueda de prensa ha de estar técnicamente preparado para facilitar el trabajo tanto a los informadores como a los periodistas. Piensa, por tanto, en un lugar espacioso para que puedan sentarse a tomar sus notas y que tenga buena sonoridad.
Identifica a cada portavoz, con su nombre y cargo, sobre la mesa para ayudar a los asistentes a situarlos con claridad y redacta un guión para conocer el orden en el que se tiene que desarrollar el acto. Es decir, identifica quién y en qué turno tiene que hablar en el turno de la presentación. Es aconsejable que cada orador y demás responsables de la convocatoria tengan una copia para evitar confusiones en el directo.
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Una vez finalizada la rueda de prensa
No está de más que, una vez transcurrida la convocatoria, redactes un resumen con la información más destacada y la hagas llegar, bien por correo electrónico bien a través de las redes sociales, tanto a los asistentes como a los invitados ausentes. Muchas de las personas que no han acudido a un evento no lo han hecho por falta de interés, sino por falta de tiempo. Les servirá de ayuda a poder difundir tu contenido, a pesar de no haber visto y oído en directo lo sucedido.[/su_list]
Si después de realizar con esmero todos estos puntos no ha resultado demasiado exitosa no desesperes, quédate con que has hecho un buen trabajo y sigue poniendo empeño para futuras ocasiones. Nadie dijo que esta profesión fuera fácil….
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