El tiempo pasa rápido. Apenas hemos vuelto de vacaciones y, casi sin darnos cuenta, ya tenemos más de una decena de citas profesionales en la agenda antes de Navidad. Congresos, jornadas, encuentros de asociaciones, presentaciones… Nos interesan muchos, pero encajarlos entre el trabajo y los compromisos de cada semana es otra cuestión.
Quienes organizamos estos encuentros deberíamos tener muy presente esa dificultad. Estamos pidiendo a otras personas que nos dediquen varias horas de su tiempo. A veces, el día entero. Y necesitamos ofrecerles buenas razones para hacerlo.
Hoy tenemos más facilidad que nunca para acceder a información. La inteligencia artificial nos permite aclarar conceptos, conocer las posibilidades de una tecnología o reunir información sobre un asunto que nos interesa. No siempre encontraremos todas las respuestas, pero sí una primera aproximación sin necesidad de dedicar horas a buscarla.
Sin embargo, cuando escuchamos a una empresa contar cómo ha resuelto un problema que también nos preocupa, surgen otras preguntas. Queremos saber qué decisiones tomó, qué dificultades encontró y qué resultados consiguió. Y, si tenemos ocasión, preguntarle por aquello que más nos interesa.
Los congresos nos ofrecen esa posibilidad de conocer experiencias de primera mano y contrastarlas con otros profesionales. Para aprovecharla, importa tanto lo que se cuenta como el tiempo que dejamos para preguntar y conversar.
Lo que queremos saber de verdad
Supongamos que asistimos a una jornada sobre la incorporación de IA a empresas industriales donde se exponen varios casos de éxito. Al perfil más técnico, le interesará conocer las herramientas utilizadas, la integración con sus sistemas o los problemas técnicos con los que se encontraron. En cambio, otro asistente estarás mas interesado en saber qué personal hubo que dedicar, cuánto presupuesto supuso o cuánto tiempo paso hasta que se empezaron a ver los primeros resultados.
Son preguntas que difícilmente pueden responderse con detalle si el ponente dedica buena parte de su intervención a presentar la compañía, repasar su trayectoria y explicar aspectos generales que muchos asistentes ya conocen.
Esto ocurre con cierta frecuencia. A veces porque el ponente no sabe exactamente qué espera el público; otras, porque nadie le ha ayudado a concretar qué parte de su experiencia puede resultar más interesante.
Desde la organización podemos hacer bastante para evitarlo. Hablar previamente con los participantes, conocer los casos que van a presentar y acordar dónde conviene detenerse. Si intervienen varias empresas, también podemos preparar los contenidos para que no repitan las mismas introducciones o explicaciones generales.
Después están las preguntas del público. Alguien pide una cifra que no se había mencionado. Otro quiere saber si la solución funcionaría en una empresa de menor tamaño. O aparece una dificultad que también han encontrado otros asistentes.
Una buena moderación sabe reconocer cuándo merece la pena profundizar en una respuesta. Pero necesita margen. Si hemos programado tantas ponencias que cualquier retraso obliga a eliminar el turno de preguntas, algunas de las personas que han acudido precisamente para resolver sus dudas se quedarán sin hacerlo.
Las conversaciones que continúan fuera de la sala
No todas las dudas se plantean delante de un auditorio. Hay preguntas que requieren explicar primero la situación de nuestra empresa y cuestiones que preferimos tratar personalmente.
Por eso nos acercamos a un ponente cuando termina su intervención. O aprovechamos el café para presentarnos a alguien que ha hecho una pregunta interesante.
En esos momentos pueden surgir relaciones profesionales que merezca la pena continuar. Quizá encontremos a una empresa con la que explorar una colaboración o conozcamos a alguien que puede ayudarnos con un proyecto.
Las empresas también esperan resultados de su participación en eventos. Según los datos de AEVEAPulse 2025 difundidos por AEVEA, el 68,4 % de las compañías consultadas tiene en cuenta el impacto en negocio como indicador de éxito. No todas las conversaciones se traducirán en una oportunidad comercial, pero conocer a otros profesionales puede ser el comienzo de una relación que interese mantener.
Cuando preparamos una jornada solemos reservar tiempo para el café. El problema llega cuando una intervención se alarga y decidimos recuperar esos minutos reduciendo la pausa. Si la dejamos en quince minutos, entre salir de la sala, servirse algo y localizar a la persona con la que queríamos hablar, apenas queda tiempo.
También importa cómo organizamos ese espacio. Los asistentes habituales suelen encontrar pronto a sus conocidos, pero quienes acuden por primera vez pueden tener más dificultades para relacionarse. Si conocemos a los participantes y sus intereses, podemos facilitar algunas presentaciones. A veces sabemos que dos empresas están abordando problemas similares y basta con ponerlas en contacto.
Son detalles que conviene tener presentes, aunque no figuren en el programa.
Antes de cerrar la agenda
Decidir qué ponencias incluir es solo una parte del trabajo. También necesitamos pensar a quién queremos convocar, qué espera encontrar y cómo podrá participar.
Quizá una mesa con tres participantes permita profundizar más que otra con seis. Puede que convenga enviar documentación antes de una jornada para evitar introducciones demasiado largas o reservar tiempo después de una demostración para atender consultas concretas.
Tampoco deberíamos llenar el programa hasta el último minuto. Las preguntas pueden alargarse y las conversaciones durante los descansos necesitan tiempo. En ocasiones será preferible renunciar a una intervención para que las demás puedan aprovecharse mejor.
La IA puede ayudarnos a preparar materiales, encontrar información y conocer asuntos nuevos. Cuando nos reunimos en un congreso tenemos, además, la oportunidad de hablar con quienes han desarrollado un proyecto, preguntar por sus decisiones y compartir nuestras propias experiencias.
Antes de dar por cerrada la agenda, merece la pena hacerse una pregunta: si alguien escucha algo que le interesa y quiere seguir hablando con quien lo ha contado, ¿tendrá ocasión de hacerlo?
En BACAAM ayudamos a empresas y asociaciones a organizar congresos y jornadas profesionales, desde la definición del enfoque y los contenidos hasta la convocatoria y la producción. Si estás preparando un encuentro, podemos ayudarte a diseñar un programa que tenga en cuenta tanto los objetivos de la organización como lo que necesitan quienes van a asistir.
